紙に記した情報を遠隔地へ送る方法が発展する過程で、印刷物を画像として正確に伝える機能を担った技術が登場した。それがファクシミリと呼ばれるものである。この仕組みは、専用の機器を用いて原稿を読み取り、画像情報を符号化し、通信回線を利用して相手先の機器に伝達するものだ。受信側では、送られてきた符号化情報にもとづき原稿を再現し、紙に出力するという流れで使用されている。情報伝達手段は電話や電子郵便などさまざま存在するが、ファクシミリが持つ特有の利便性も根強い支持を得る理由である。

手書き文書や押印された契約書、図面など多様な書面を原稿の形のまま迅速に送信・受信できるため、特に取引や契約、発注書・請求書といったビジネス現場に欠かせない存在となった。電子メールやファイル送付サービスが一般化した現代社会においても、第三者による改ざんリスクの少なさや日本独自の商習慣の影響もあって用途が維持されている。ファクシミリの最大の特長は、紙に直接記された情報をそのままの形態で伝えられる点にある。例えば手書きのとっさなメモや図案、署名、捺印書類などを、すぐその場で紙に記し、その直後に遠方の相手へそのまま送れる。契約締結に際しては、原本に押した印鑑まで鮮明に複写することで証拠性や信憑性も担保される。

また、伝送開始から相手方の出力までの時間が非常に短く、時間にシビアな業界においては、即座に書面を取り交わした証拠として活用されてきた。ビジネスの現場では、送り先にいたるまで確実に紙で情報が届けられるという安心感も評価された。通信環境に左右されにくく、不達や未着に対しては「通信報告」など記録が自動的に残され、後日の証明に利用できた。信頼性やトラブル対応という観点からも、電子的な伝送手段よりもファクシミリ送信を優先する例は少なくない。また、セキュリティ面も特筆文である。

電子メールに比べ、通信途中でのデータ改ざんや不特定多数への転送リスクが低いと評価されている。相手先のファクシミリ番号を知っている者のみが機械の出力紙を得られることから、権限管理も徹底しやすい。さらに、サーバーやインターネット経由ではなく単純な電話回線を利用する仕様の機種も多かったため、複雑なネットワーク設定やウィルス感染リスクと無縁で運用できる。近年はペーパーレス化の流れやデジタルトランスフォーメーション（デジタルによる変革）の影響で、さまざまな業務で紙の書類そのものやファクシミリそのものの削減が進められている。しかし、業界や業務内容によっては、依然としてファクシミリ送信ならではの価値が認められている。

たとえば特定の承認印や手書き記述が必須とされる文書・帳票や、書面で証書性の保持が求められる金融、医療、建設、行政といった分野では今なお現役だ。さらに、新興のオンラインサービスや電子メールサービスと比べ、高齢の利用者や基幹業務を扱う現場では、使い方が簡便で視認性も高いことから、操作に不慣れな職員でもストレスなく使用できる面が重視されている。多数の取引や顧客を相手にする職場でも「とにかく紙をセットして番号を押すだけで資料が届く」という手間の少なさが作業効率化に寄与してきた。その一方で、ファクシミリの運用にまつわる課題も指摘されてきた。まず、原稿を送信する際に紙詰まりや読み取り不良など機械的トラブルが発生することがある。

また、機器自体の設置場所の確保や大量の紙・インク・トナーなど消耗品のコストがかかる。一度に大量の送信先に同報しようとすると通信制限や回線混雑による遅延も起こりやすい。さらには、外出先やテレワーク環境では利用が難しいなど柔軟性に欠けてしまう場合もあった。このような理由から、ファクシミリの送信と電子データ送付の併用運用が一般化してきた。例えば、紙で原本をやりとりしたうえで念のためスキャンデータをメールで添付して再確認するフローや、大事な書類は最初にファクシミリで送って提出し、受領後にデジタル記録として保存するといった工夫が生まれている。

また、回線不要のインターネットベースのサービスも普及しつつあり、実質的に従来と同様の運用がネット環境下で可能となってきた。一方、ビジネスのグローバル化やペーパーレス要求の高まりに応じ、郵送やファクシミリに依存しないクラウド型コミュニケーションの提案も活発化している。しかし、現場の実情や顧客の要求は多様であり、すべてを一斉に変えるのは難しいため、しばらくはファクシミリ送信という方法が一定の役割を担うものと予測されている。このように、ファクシミリは、書類送付の正確性、迅速性、手軽さ、信頼性を武器に、長年にわたり幅広いビジネス活動を支えてきた。現在も各種業界で重要性の高いソリューションのひとつと位置付けられており、新旧の通信手段が共存する社会において、今後もビジネスの世界で送り手と受け手をしっかりと結びつける役割を期待されている。

ファクシミリは、紙に記された情報を遠隔地へ正確かつ迅速に伝えることを目的に登場し、長らくビジネスの現場で重宝されてきた技術である。その最大の特徴は、手書き文書や押印済み書類、図面等をそのままの状態で送受信できる点にあり、証拠性や信頼性の担保、即時性といった特有の利便性が根強い支持を集めた。特に日本の商習慣においては、第三者による改ざんリスクが低く、通信回線を利用した仕組みがセキュリティ面でも評価されたことで、契約書や発注書など重要書面のやりとりに広く用いられてきた。近年はデジタル化やペーパーレス化の流れにより使用頻度は減少傾向だが、金融・医療・行政・建設といった分野、あるいは高齢者や現場業務では依然その価値が認められている。一方で、機械トラブルや消耗品コスト、多数送信や外出・リモート環境での柔軟性の欠如といった課題も指摘されるようになった。

現在は電子メールやデータ送付と併用した運用や、インターネット回線を利用したサービスも普及しつつあるが、現場や顧客ニーズが多様であるため、ファクシミリの役割が完全になくなることは当面考えにくい。今後もしばらくは、紙の書面伝送手段として一定の役割を担い続けると見込まれる。faxを送信のことならこちら